Par 
La gestion des documents dans une entreprise relève d’un défi si les bons outils ne sont pas employés. Pour ce faire il existe des logiciels compatibles qui sont beaucoup plus faciles à utiliser et surtout pratiques. Que ce soit pour les fichiers numériques ou sous formats classiques, vous optimiserez le stockage ainsi que le traitement. Vous ne perdrez plus de temps à chercher un fichier dans des archives physiques.
Quelle est l’importance de la GED dans une société ?
Il suffit de regarder les avantages pour comprendre le pouvoir de la GED. Vous automatiserez les flux documentaires, simplifierez le travail de vos équipes, accéderez aux données… Généralement, la perte de documents est de 8 % pour les entreprises. Cela peut clairement poser des problèmes par rapport au suivi client. Si l’un d’entre eux demande des informations et que vous êtes dans l’incapacité de les fournir, vous pourriez entacher votre réputation.
Il est donc judicieux d’en savoir plus à propos du logiciel sur la ged notamment en vous rapprochant des experts comme Dimo Dématérialisation. Un tel expert partagera quelques avantages concernant l’usage de la GED. Cette dernière vous permet de gérer différentes versions des fichiers sans aucune difficulté. Vous uniformisez également les pratiques documentaires tout en réduisant les coûts sur le long terme. Bien sûr, vous diminuez le temps de réponse aux clients lorsqu’ils sollicitent votre service.
- Par rapport à la rentabilité et la sécurité, vous bénéficierez d’un impact important.
- Les entreprises sont parfois amenées à utiliser divers outils, mais cela devient problématique et hasardeux.
- Centralisez tous vos documents, vous économiserez enfin du temps tout en étant productif.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir la GED ?
Pour optimiser le partage des fichiers numériques, vous devez impérativement sélectionner un outil à la hauteur de vos attentes. Plusieurs fonctionnalités sont alors déterminantes, d’où l’intérêt de les connaître. Pour la collecte ainsi que l’organisation des informations, il est possible d’avoir une reconnaissance par code-barres, d’utiliser des formulaires, de choisir plusieurs types d’indexation ou d’importer des fichiers, voire des dossiers complets.
Pour le traitement des documents, quelques critères sont aussi primordiaux. Parmi eux, vous pouvez trouver le contrôle des tâches, le montage numérique, la gestion des versions, l’automatisation de votre workflow ou la gestion de la durée de vie des documents. Bien sûr, en identifiant vos besoins en amont, vous serez en mesure de sélectionner la gestion la plus efficace par rapport à votre entreprise.
N’oubliez pas de regarder les critères en lien avec la sécurité, la conformité des données, l’accessibilité ou encore l’interopérabilité. Si vous avez des difficultés concernant la sélection de l’outil, rapprochez-vous d’un professionnel. Il saura vous aiguiller dans la bonne direction.
La GED surpasse les outils traditionnels
Dans le monde des entreprises, les équipes ont tendance à utiliser SharePoint, DropBox ou One Drive. Toutefois, les fonctionnalités sont limitées et ces outils, même s’ils sont collaboratifs, ne sont pas assez efficaces. La GED est beaucoup plus utile, car elle prend en charge l’ensemble du cycle du document.
Que ce soit l’archivage ou encore la dématérialisation, l’usage sera vraiment simple et adapté à toutes les équipes. Trouvez l’outil qui vous convient pour gagner du temps et devenir beaucoup plus productif.
Commentaires